Bestyrelsesarbejdet

02 Jeres ansvar som bestyrelse
Vi har alle et personligt ansvar for de ting, vi gør. Dette forhold kan umiddelbart overføres til foreninger. En forening er en selvstændig juridisk person. Det vil sige, at foreningen kan handle, indgå aftaler, påtage sig forpligtelser, leje lokale m.m. på samme måde som mennesker af kød og blod. At det er foreningen, der påtager sig ansvaret for foreningens handlinger, betyder ikke, at I som bestyrelse kan fralægge jer ethvert ansvar.
Det er de almindelige regler om fuldmagt, ansvar og erstatningspligt, der gælder for bestyrelsen. At der gælder det almindelige erstatningsansvar for bestyrelser vil sige, at I risikerer at påtage jer et personligt ansvar, hvis I handler i strid med aftalte retningslinier (uden fuldmagt) eller uforsvarligt og i strid med det, man kunne forvente af et almindeligt fornuftigt bestyrelsesmedlem.
I bestyrelsen skal I være opmærksomme på, at I selv er ansvarlige for at blive informeret om alle relevante forhold. I skal selv være udfarende og indhente oplysninger. Det er for eksempel ikke en undskyldning, at kasse-reren ikke vil fortælle, hvordan økonomien er, I må fastholde jeres ret til at kende foreningens økonomiske situation. Ansvar bør imidlertid ikke afskrække nogen fra at gå ind i bestyrelsesarbejdet. Det er vigtigt at være sit ansvar bevidst. Og så er det vigtigt at være åben og ærlig og bruge sin sunde fornuft.

Ansvar generelt

Økonomisk
Foreningens økonomi, foreningens budget og regnskab.
Kontrol med kasserer, revisor og bestyrelsen har hovedansvaret.

Juridisk
Følge landets love. Hvis bestyrelsesmedlem overtræder, hårdere dom end alm. personer, fordi det er på andres vegne.
Skat, moms, miljø/støj, bevillingsnævnet.

Moralsk
Svært at måle, fordi det handler om hver persons egen moral.

03 Bestyrelsens funktion
Som bestyrelse er I valgt af generalforsamlingen til at lede foreningen året igennem, og I skal derfor være loyal mod de beslutninger, generalforsamlingen traf. Disse beslutninger kan være mere eller mindre klare, men I må loyalt forvalte generalforsamlingens intentioner. Hvis I er i tvivl om hvilken retning, I skal gå, kan dette afklares ved en konkret behandling på den næste generalforsamling.

Ud over at forvalte generalforsamlingens intentioner er det naturligvis jeres opgave at beskrive de fremadrettede mål for foreningen, så de kan blive behandlet på kommende generalforsamlinger. Nogle bestyrelser bruger al deres energi på daglig drift, og får sjældent lejlighed til at diskutere hvordan foreningens fremtid skal se ud. Enhver udefra kommende påvirkning vil derfor komme bag på dem, og kræfterne samles om at klare akut opståede situationer. En sådan forening vil let stagnere og give anledning til frustration blandt medlemmerne. I bør derfor dele jeres ressourcer mellem den daglige drift og det fremadrettede. Det kan i den forbindelse være en god ide at uddelegere opgaver til udvalg, personale eller lignende og på den måde samle flere ressourcer om bestyrelsen.

04 Vedtægter og foreningens udvikling
Det er naturligt, at foreninger i løbet af nogle år udvikler sig. Nogle foreninger har formuleret nogle meget overordnede formål i vedtægterne, som foreningens aktiviteter let kan rummes inden for. Andre har formuleret nogle konkrete formål. Disse kan udvikle sig igennem årene, og derfor er det vigtigt, at man med jævne mellemrum gennemgår vedtægterne og sikrer sig, at de fortsat passer til de faktiske forhold i foreningen. Hvis der ikke længere er overensstemmelse mellem foreningens formål og aktiviteter, må bestyrelsen tage initiativ til at justere enten aktiviteter-ne eller formålet.

Det er altid jeres opgave som bestyrelse at sikre, at de aktiviteter, foreningen kaster sig over, ikke er i strid med vedtægterne. Omvendt kan udviklingen i enten foreningen eller det omgivende samfund gøre bestemmelser i vedtægterne uaktuelle eller forhindre en sund udvikling. Hvis det er tilfældet, må I tage initiativ til at udarbejde ændringsforslag til vedtægterne på den kommende generalforsamling.
I de følgende afsnit vil vi tage udgangspunkt i bestyrelsens opgaver fra valget på generalforsamlingen og frem til næste generalforsamling.

Vedtægter
Mange foreninger er startet på en ide for 50. 60 – 100 år siden. Men ændrer ikke på foreningens vedtægter. I dag – hvor mange foreninger kæmper med medlemstal, og manglende folk til bestyrelsen – er der måske netop behov for at se på foreningens formål og indhold.

Det er jo netop behovet for aktiviteter der starter en forening – så man skal bare finde de rette tilbud.
- Hvorfor er vedtægter vigtige?
- Hvad skal der stå i vedtægterne?
- Hvordan bruger vi vedtægterne i det daglige foreningsarbejde?
- Hvad gør vi, hvis der opstår et problem, som vedtægterne ikke tager højde for?
- Hvad sker der, hvis vedtægterne ikke overholdes?

Foreningens vedtægter bør som minimum forholde sig til følgende emner:
- Formål.
- Hjemsted.
- Optagelsesbetingelser (eksklusion).
- Kontingent.
- Generalforsamling.
- Bestyrelse.
- Regnskab
- Tegningsregler.
- Vedtægtsændringer.
- Opløsning.

05 Bestyrelsens konstituering
Det er foreningens vedtægter, der fastlægger, hvordan bestyrelsen vælges og hvilke poster, der skal være i bestyrelsen.

I nogle foreninger vælger generalforsamlingen blot et antal medlemmer til bestyrelsen, hvorefter bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. I andre foreninger vælges formanden (og måske også andre poster) på selve generalforsamlingen.

Der kan være gode argumenter for begge metoder. Ved direkte valg på generalforsamlingen giver man medlemmerne optimal indflydelse på posterne, og den, der vælges, er indforstået med den post, han eller hun bliver valgt til.

Når bestyrelsen konstituerer sig af egen midte (blandt bestyrelsesmedlemmerne), giver man bestyrelsen mulighed for selv at træffe beslutning om, hvordan den bedst arbejder sammen.

06 Forretningsorden
En god ramme om en bestyrelses opgaver er en forretningsorden. Forretningsordenen er de ”spilleregler”, I arbejder efter i bestyrelsen. I bestemmer selv, hvad jeres forretningsorden skal omfatte, men det kan være nyttigt at overveje følgende:
- Frister for indkaldelse til møder
- Krav til dagsordens udformning
- Regler for beslutningsdygtighed (hvor mange skal der være til stede?)
- Afstemningsregler
- Opgavefordeling
- Nedsættelse af (stående/ad hoc) udvalg
- Habilitetsregler (dvs. hvilke rettigheder man har i forhold til at træffe beslutninger)
- Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat
- Eventuel tavshedspligt
- Økonomiopfølgning

Bestyrelsesprotokol
I bør udfærdige en bestyrelsesprotokol, hvor bestyrelsesreferatet skrives. Dette kan enten være et beslutningsreferat eller et mere fyldestgørende referat. Bestyrelsesmedlemmerne skal underskrive referaterne. Bestyrelsesprotokollen kan være en hæftet bog, hvor referaterne limes ind på siderne når de er skrevet. I skal som afslutning på jeres bestyrelsesmøde beslutte, i hvilket omfang og hvordan medlemmerne orienteres om bestyrelsens beslutninger og arbejde.

Tegningsret
Når I konstituere jer som bestyrelse, bør I tage stilling til, hvem der har tegningsret. Skal den samlede bestyrelse godkende økonomiske transaktioner, eller er det tilstrækkeligt, at formand og kasserer underskriver? I kan eventuelt lægge et loft over den dispositionsret, formand og kasserer har.

Revisor
Hvis man vil undgå bedrageri, er det en rigtig god ide at have en profes. revisor, dermed lokkes folk ikke til at stjæle.

07 Fordeling af ansvar og opgaver
På det første møde efter generalforsamlingen, hvor I konstituerer jer som bestyrelse, er det godt, hvis I samtidig drøfter hvilke opgaver og hvilke kompetencer, der hører til de forskellige poster. Som udgangspunkt har en bestyrelse et fælles ansvar for opgaverne. Derfor må I for hvert ansvarsområde, I uddelegerer, diskutere følgende:
- Hvem har ansvar for hvad?
- Hvilke beføjelser har den ansvarlige?
- Hvordan skal der rapporteres til bestyrelsen?

I kan samtidig drøfte, om der er opgaver, I kan uddelegere til folk uden for bestyrelsen. Uddelegering kan ske til arbejdsgrupper, stående udvalg eller ad hoc udvalg og til ansatte. På samme måde som ved uddelegering inden for bestyrelsen skal der ved uddelegering til udvalg, ansatte m.m. træffes beslutning om hvilke beføjelser, der er delegeret, og hvordan der skal rapporteres til bestyrelsen. I bør udforme disse beslutninger som konkrete aftaler.

I nogle bestyrelser vælger man at lade et bestyrelsesmedlem være "født medlem" af hvert udvalg, således at man sikrer forbindelsen mellem udvalgene og bestyrelsen.

Formandens rolle
Det er vigtigt, at formanden er bevidst om sin egen rolle som formand. Formanden leder bestyrelsens arbejde. Med det følger ikke alene retten til at lede, men også pligten til at gøre sit yderste for at bidrage til et godt samarbejdsklima.

Det er formandens opgave at sørge for, at den dagsorden, der sendes ud, er så godt forberedt, og har de relevante bilag med, at det er muligt at få en god debat og et godt beslutningsgrundlag på bestyrelsesmøderne. På møderne må formanden for eksempel sørge for, at alle kommer til orde, og at det ikke er en enkelt, der dominerer. Det er formandens (eller en anden mødeleders) opgave kort at ridse den trufne beslutning op for hvert punkt på dagsordenen, for at sikre, at alle kender den endelige beslutning og er enige i den.

Den samlede bestyrelse har som tidligere nævnt til opgave at lede foreningen mellem hver generalforsamling. Det er vigtigt, at I, når I træffer beslutninger i bestyrelsen, både er bevidste om, at I repræsenterer medlemmerne, og at I er bevidste om, at I er blevet valgt og dermed har mulighed for at præge bestyrelsens arbejde personligt. Samtidig må bestyrelsen ikke glemme, at foreningen ikke alene er deres forening, men alle medlemmernes. Når I træffer afgørelser bør I derfor tilstræbe, at de ikke er i uoverensstemmelse med medlemmernes ønsker.

Sekretærens opgaver
Fast – klar opgave. Skriver referat af best.møderne, breve til offentlige myndigheder i samarbejde med formanden, information til medlemmerne. Sekretærens opgave at arkiverer korrespondance

Kasserens opgaver
Står for økonomi og regnskab. Bestyrelsen defineres af bestyrelsen – helst skriftligt.  Specielt hvordan ind- og udbetalinger sker.

Andre opgaver
Bestyrelsen finder selv, hvilke opgaver skal løses. Finder også den person som er bedst egnet til at påtage sig opgaven.
Nogle opgaver kan løses af én person, der får ”fuldmagt” til at arbejde videre. Andre opgaver kræver måske at flere analyserer en given opgave, for derefter at komme med et løsningsforslag (fx struktur/vedtægtsudvalg), eller et cafe udvalg, kulturudvalg osv.

08 Økonomi
Som bestyrelse er I naturligvis ansvarlige for foreningens økonomi. Det er kassereren, der løbende overvåger økonomien, udfærdiger regnskab og kommer med forslag til budget. Både regnskab og budget er den samlede bestyrelses ansvar, selv om kassereren udarbejder det. Bed løbende om oversigter fra kassereren.

I forbindelse med økonomien må I påse, at foreningens indtægter og udgifter er i balance, herunder om foreningen er likvid, det vil sige, at I til hver tid har mulighed for at betale jeres gæld. Hvis foreningen har besluttet at arbejde med særlige projekter, kan der være behov for at skaffe midler til disse. Fundraising kan være en af bestyrelsens mange opgaver. Det kan være en opgave, som I uddelegerer til et særligt udvalg –

Fælles ansvar kræver samarbejde
ALLE bestyrelsesmedlemmer kan ikke sige, ”jeg vidste ikke…”. Man har pligt til at forstå. OG spørge. Man må ikke bare nikke og tænke – pinligt jeg ikke forstår.

Bør være med på alle best.møder og stil spørgsmål.

Bedrageri starter i det små – først 100 kr – ingen opdager – så 100 kr igen, og så udvikler det sig.

Kasseeftersyn
Bestyrelsen kan udpege personer der løbende stikprøvevis at kontrollere kasse og bank.
En FO tager højde for hvordan bilag skal underskrives. en eller to personer?
Medlemsopgørelse. Mange foreninger får tilskud efter antal medlemmer, også her skal der være orden i tingene. Det er dokumentfalsk hvis man opgiver for høje medlemstal.

09 Forsikringer
I forhold til jeres forenings økonomi må I også se på, om I har tegnet de relevante forsikringer. Hvis jeres forening har ansatte medarbejdere, skal man for eksempel have en lovpligtig arbejdsskadeforsikring, men der kan også være behov for andre typer af forsikring .

Frivilliges egne forsikringsforhold
Når frivillige udfører opgaver for frivillige sociale foreninger og organisationer, vil man normalt ikke være omfattet af foreningens eller organisationens arbejdsskade- eller erhvervsansvarsforsikring.
Det er derfor vigtigt at overveje, hvilke forsikringer man som frivillig selv kan tegne. Det kan eksempelvis være familie- eller ulykkesforsikring.

Tre gode råd som den frivillige skal være opmærksom på
- Hvis du ikke allerede har en familieforsikring, bør du overveje at tegne en familieforsikring.
- Undersøg om foreningen eller organisationen har tegnet en forsikring, der dækker skader på frivillige.
- Overvej herefter om du selv vil tegne en fritids- eller heltids-ulykkesforsikring.

Seks råd til organisationen
- Husk at tegne den lovpligtige arbejdsskadeforsikring for de ansatte.
- Vær opmærksom på om frivillige også skal være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring.
- Overvej at tegne kollektiv ulykkesforsikring for de ansatte og frivillige.
- Overvej at tegne erhvervsansvarsforsikring og erhvervsløsøreforsikring for foreningen eller organisationen.
- Drøft med den frivillige, om vedkommende har tegnet ulykkes- og familieforsikring.
- Indhent rådgivning og tilbud fra flere forsikringsselskaber.

Råd og vejledning
Hos Forsikringsoplysningen kan du få information og oplysning om forsikringsspørgsmål. Forsikringsoplysningen er det danske forsikringserhvervs oplysningsorganisation.
Tavshedspligt i frivillige organisationer

10 Regler om tavshedspligt i Forvaltningsloven
For offentligt ansatte findes der særligt stramme og eksakte regler om tavshedspligt, som er fastlagt i forvaltningsloven. Disse bestemmelser kan også i særlige tilfælde gælde frivillige i organisationer og foreninger, hvis disse har en driftsoverenskomst med en offentlig myndighed eller på anden vis løser konkrete driftsopgaver for det offentlige.

Regler vedrørende fortrolige oplysninger i Straffeloven
straffeloven en paragraf (264 d), der handler om, at man ikke må give oplysninger om og billeder af andres private forhold videre. Dette gælder i alle livets forhold – og altså også når man arbejder som frivillig. Og for det andet vil en organisation, hvor de frivillige fortæller om personlige forhold til højre og venstre, hurtigt miste tilliden fra brugerne og omverdenen.

Fortrolige oplysninger
De oplysninger, der ifølge straffeloven er fortrolige, og som man derfor ikke må give videre til andre, kan fx være oplysninger om familieforhold, seksuelle forhold, sygdom, misbrugsproblemer, privatøkonomiske forhold og lignende. Den eneste undtagelse i straffeloven handler om, hvis de oplysninger, man kommer i besiddelse af, kan forhindre en alvorlig forbrydelse eller et justitsmord. Hvis det er tilfældet, har man pligt til at give dem videre til politiet – men kun til politiet.

Brud på tavshedspligten
- ikke ond vilje men simpelthen et spørgsmål om skødesløshed og manglende omtanke.
- vil vende oplevelsen med andre.– altså hvis den eller dem, man taler med, ikke har nogen mulighed for at finde ud af, hvem problemstillingerne omhandler.

Sæt jer ind i reglerne om den generelle tavshedspligt
- Formuler en politik om tavshedspligt for frivillige
- Drøft løbende konkrete problemstillinger om tavshedspligt
- Retningslinjer for opbevaring af fortrolige oplysninger
- Synliggør at I har regler om tavshedspligt for frivillige

11 Planlægning af årets arbejde
Når I har fastlagt de praktiske strukturer omkring jeres arbejde, skal I danne jer et overblik over de opgaver, I forventer at skulle løse i årets løb. De næste afsnit vil i kort form give ideer til, hvordan I kan gribe denne proces an.

Medlemsmøder
Har man en ide man gerne vil drøfte med medlemmerne, er det en god ide et medlemsmøde, hvor man KUN har fokus på et emne, hvor man så har mulighed for at komme i dybden. Man kan ikke beslutte noget på et sådan møde. Bestyrelsen bør komme med et oplæg, og gerne konkrete forslag til det videre arbejde – måske til et beslutningsforslag til den kommende generalforsamling.

Temakonference/seminarer
Minder om et medlemsmøde, og typisk KUN ET emne, men her kan der være indkaldt eksperter, offentlige myndigheder og særlig interesserede personer.

Medlemskommunikation
Foreninger har selv en interesse i at kommunikere ud. Ingen kommunikation, føler medlemmerne ikke deres forening gør noget for dem.  Et medlemsblad skal have nogle folk skal skrive, trykke og udsende. Ofte ”gamle” nyheder i et bladmedie. I dag kan mange informationer laves let og hurtigt uden store udgifter. Ældre har en udfordring i at kunne benytte e-medier, men er ofte faste brugere af døveforeningen. Dermed kan man fremvise nyhederne på storskærm i foreningen. Hjemmesider kan laves gratis.  Video kan laves gratis.  E-medier kan gøre medlemskommunikationen aktuelt og her og nu.

Markedsføring af foreningen
- Ældre siger altid – hvor bliver de unge af? De unge siger, hvad får jeg ud af at være medlem.
- Lige præcis dette er der mange foreninger der ikke kan svare på.
- Hvilke foreninger har succes i dag?
- Hvilke foreninger er i krise?
- Så er vi tilbage ved foreningens vedtægter. Stemmer formål med medlemmernes interesser og ønsker?

Opgave i bestyrelsen: Find 5 ting som medlemmerne får ud af deres medlemskab!!

12 Foreningens visioner
Det kan lyde lidt abstrakt at tale om visioner for foreningen, men i virkeligheden handler det blot om, at I gør jer klart, i hvilken retning foreningen skal udvikle sig de kommende år. Hvis I ikke træffer bevidste be-slutninger om de visioner I har for foreningen, vil det blive tilfældigheder i omverdenen eller de personer, der har størst indflydelse på et givet tidspunkt, som kommer til at bestemme, hvilken retning foreningen udvikler sig i.

En drøftelse af foreningens visioner kan for eksempel handle om:
- Hvilke visioner har I for foreningen?
- Hvor langt er I nået i forhold til at opnå dem?
- Hvilke aktiviteter skal I sætte i værk i år for at nå eventuelle delmål?
- Skal der ske revision af visionerne – og hvordan skal I i givet fald arbejde med det i foreningen?

Når I har gjort jer klart, hvad jeres visioner er, kan I sætte fokus på den nærmeste fremtid.

Når I drøfter de konkrete mål og aktiviteter, kan I for eksempel fokusere på:
- Klarlægning af hvilke forudsætninger der skal til for, at hvert enkelt mål eller hver enkelt aktivitet kan lykkes.
- Konkret planlægning af aktiviteterne, herunder afklaring af, hvilke behov der er for at inddrage ressourcepersoner uden for bestyrelsen, for eksempel fra medlemskredsen, til at gennemføre de planlagte aktiviteter.
- Afklaring af de økonomiske forudsætninger for at aktivite-terne kan gennemføres.

13 Samarbejdet i bestyrelsen
Hvis ovenstående skal lykkes, er det afgørende, at I som bestyrelse kan samarbejde. Egentlig en indlysende konstatering, men i virkelighedens verden er samarbejde en svær kunst.

Afklar gensidige forventninger
Det er god ide, hvis I bruger et møde på dels at afklare jeres gensidige forventninger og udveksler information.
For eksempel kan bestyrelsesmedlemmernes forventninger til, hvordan man afvikler et bestyrelsesmøde, være meget forskellige. En åben drøftelse af, hvordan I forestiller jer afviklingen af bestyrelsesmøderne, forebygger problemer. Skal I have kaffe og brød til møderne, skal I på forhånd vide, hvornår mødet slutter, og skal I have en ordstyrer, som kan sikre, at alle kommer til orde? Det kan være nogle af de spørgsmål, I skal afklare.

Afklar ressourcer
Dernæst er det vigtigt, at I afklarer, hvilke ressourcer og evner de enkelte bestyrelsesmedlemmer har. Nogle er gode til at få ideer, andre er gode til at sætte konkrete handlinger i gang, og andre igen sørger for at opgaverne bliver gjort færdige. Anerkend hinandens forskelligheder og brug jeres forskellige styrker bevidst i bestyrelsesarbejdet.

Den enkeltes ressourcer kan også få betydning for hvor mange opgaver, han eller hun påtager sig mellem bestyrelsesmøderne. Erkend, at I også på dette punkt er forskellige, og forsøg at indarbejde en kultur, hvor det at være ansvarlig for at de opgaver, man har påtaget sig, indebærer at de bliver udført, i stedet for at nogle af lutter velvilje påtager sig mere, end de kan magte.

Det er en god idé, hvis I allerede fra starten af jeres bestyrelses samarbejdsperiode arbejder bevidst på at indføre en god samarbejdskultur.

14 Bestyrelsesmødes teknik

Før mødet
Udsendes dagsorden – her planlægges mødets formål/tema, mødetype, evt. personer udefra. Sammen med dagsorden udarbejdes evt. bilag, materialer og evt. anden information.

Skal udsendes i så god tid at bestyrelsen kan nå at gennemlæse matr. Her er det bestyrelsesmedlemmets pligt og opgave, at læse alt, og samtidig tænke igennem, hvad man selv mener om de enkelte punkter. Disse tanker kan så blive fremlagt til mødet, og danne grundlag for en konstruktiv dialog.

Inden mødet
Bestyrelsen komme i god tid og alle hjælper til med at gøre mødelokalet klar til møde afholdelse, samt klargøre evt. ”AV hjælpemidler”.
Mødet skal starte til planlagt tid. Det er ofte de samme personer der hver gang ikke overholder tidsaftaler. Dette kan give irritationsmomenter for andre mødedeltagere.

Under mødet
Mødelederen (kan gå på skift) skal klarlægge møde præmisser. Det vil være en fordel hvis der er planlagt en tidsplan for mødet, herunder tidplanlægge de enkelte punkter, således alle ved, hvornår et punkt skal afsluttes.
Det er mødelederen der har ansvaret for at alle får mulighed for at sige noget, samtidig er det også den enkelte bestyrelsesmedlems ansvar selv at være aktiv og sige noget.

Derfor er det vigtigt at alle best.medl. deltager aktivt, og IKKE bare dukker op uforberedt i sidste øjeblik. Det giver også ofte MEGET ustrukturerede snakke under mødet, fordi den uforberedte person skal sætte sig ind i punktet, som andre allerede HAR sat sig ind i.

Mødelederen hjælper sekretæren med at sammenfatte det enkelte punkt, og evt. også får skrevet ind i referatet, hvordan opgaverne skal følges op.
Mødet KAN afsluttes med en evaluering af mødets afholdelse. (Skema?).

Efter mødet
Referatet skrives færdigt, udsendes og godkendes.

I referatet er opført de opgaver, som skal udføres.

Afhængig af hvad man har aftalt, er det således de enkelte bestyrelsesmedlemmer arbejdsopgaver frem til næste bestyrelsesmøde.